Přestože použití výpisu z obchodního rejstříku v cizí zemi vypadá jako ojedinělá záležitost, budete možná překvapeni, jak často se s ní naši klienti na nás obrací. V současném globalizovaném světě, ve kterém lze obchodovat prakticky s kýmkoliv a v jakékoliv části světa, se schopnost doložit své oprávnění podnikat stává pomalu, ale jistě nutností. A s tím i
apostila na výpis obchodního rejstříku
V tomto článku vám ukážeme, co všechno je potřeba udělat pro to, aby se dal výpis z obchodního rejstříku používat i v jiném státě.
Výpis z obchodního rejstříku
Výpis z obchodního rejstříku se eviduje podle IČ (identifikační číslo) příslušné organizace. Najdete ho na webové stránce www.justice.cz a zahrnuje obchodní společnosti a některé další subjekty jako fyzické osoby, zahraniční osoby apod. Pro každou obchodní společnost obsahuje souhrn platných identifikačních informací k aktuálnímu datu:
- spisovou značku a identifikační číslo,
- datum vzniku a zápisu subjektu,
- název, sídlo a právní formu obchodní firmy,
- předmět podnikání,
- statutární orgán a společníky,
- základní kapitál,
- ostatní skutečnosti a datum pořízení výpisu.
Výpis z obchodního rejstříku (zkr.VOR) můžete získat velice jednoduše online přes datovou schránku nebo na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. Pokud ovšem výpis z obchodního rejstříku chcete využít v zahraničí, musíte si pořídit originální dokument vydaný městským soudem za poplatek 70 Kč /1 strana (formou kolků zakoupených na České poště).
Apostila na výpis obchodního rejstříku
Připojením apostily (vyšší ověření listin) se prokazuje ověření podpisu a otisku razítka na oficiální (veřejné) listině kvůli jejímu použití v zahraničí. V praxi se jedná o speciální doložku předepsaného formátu a znění. Mezi veřejné listiny patří:
- úřední potvrzení,
- rozhodnutí soudů,
- listiny prohlášené zákonem
- osvědčení či potvrzení vydané orgány veřejné moci,
- dokumenty vydané či ověřené orgánem veřejné moci České republiky.
Proces apostilizace (legalizace) se využívá u matričních dokladů, dokumentů ke svatbě a obchodních listin včetně notářských zápisů, zakladatelských listin, daňových domicilů, plných mocí nebo čestných prohlášení. Může se ovšem použít pouze pro dokumenty, ověřované do států tzv. Haagské úmluvy. Tuto dohodu podepsalo prvních 8 států v nizozemském Haagu 5. října 1961 za účelem zjednodušení procedury legalizace dokumentů. U nás „Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin“ začala platit 16. 3. 1999.
Superlegalizace výpisu obchodního rejstříku
Tam, kde nestačí apostila, musí nastoupit superlegalizace. Lépe řečeno – superlegalizace umožní použití veřejné listiny v zemi, která není signatářem Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin. Proces superlegalizace je samozřejmě komplikovanější a zdlouhavější než v případě apostilizace. Jelikož se provádí u listin už jednou úředně ověřených apostilou, hovoříme o něm jako o vyšším ověření listin. Jak proces superlegalizace probíhá konkrétně? Výpisu z obchodního rejstříku ověřují následující úřady v tomto pořadí:
- ústřední orgán státní správy nadřízený orgánu, který listinu vydal,
- příslušný nadřízený orgán státní správy Ministerstva zahraničních věcí ČR,
- diplomatický či konzulární úřad státu, v němž se dokument použije.
Které země vyžadují superlegalizaci veřejných listin?
Jedná se o tyto státy, které mají velvyslanectví či oficiální zastoupení v České republice: Čínská lidová republika, Egyptská arabská republika, Filipíny, Irák, Íránská islámská republika, Jemen, Katar, Kuvajt, Saudská Arábie, Senegalská republika, Singapur, Slovensko, Spojené arabské emiráty, Thajské království, Tunisko, Turecko a Vietnamská socialistická republika. Superlegalizaci výpisu z obchodního rejstříku ovšem zařídíme i do států, které velvyslanectví či oficiální zastoupení v České republice nemají: Alžírsko, Afghánistán, Angola, Bahrajn, Bangladéš, Benin, Bolívie, Brazílie, Burkina Faso, Barma, Burundi, Čad, Chile, Eritrea, Etiopie, Ghana, Guatemala, Guinea, Haiti, Indonésie, Jamajka, Jordánsko, Kambodža, Kamerun, Kanada, Keňa, Kongo, Kostarika, Kuba, Kyrgyzstán, Laos, Libanon, Libye, Makedonie, Madagaskar, Malajsie, Mali, Mauretánie, Maroko, Myanmar, Nepál, Nikaragua, Niger, Omán, Pákistán, Palestina, Paraguay, Peru, Pobřeží slonoviny, Rwanda, Sierra Leone, Srí Lanka, Súdán, Sýrie, Tchaj-wan, Tádžikistán, Tanzanie, Turkmenistán, Uganda, Uruguay, Uzbekistán, Zambie a Zimbabwe.
Soudní překlad výpisu obchodního rejstříku
Druhý krok: výpis z obchodního rejstříku s apostilou (případně i superlegalizací) je nutné soudně přeložit. Soudní překlad (též úřední překlad či překlad s kulatým razítkem) je mimořádně náročný typ překladu dokumentu, který může provádět jen překladatel jmenovaný soudem. Soudní překlad probíhá následovně:
- překladatel zajistí jazykový překlad výpisu z obchodního rejstříku,
- z dokumentu se případně pořídí notářská kopie (pro další použití klienta),
- originální výpis z obchodního rejstříku se neoddělitelně spojí (např. provázkem) s překladem a tlumočnickou doložkou,
- svázaný dokument se orazítkuje kulatým razítkem, aby jeho jednotlivé části nešly bez porušení oddělit,
- doplní se doložka s pořadovým číslem překladu, jménem překladatele a soudem zápisu.
